Como organizar uma festa de aniversário - Parte 1

Faremos uma série de posts para ajudá-lo na tarefa de organizar uma festa de aniversário.

Confira o primeiro sobre planejamento: orçamento e definição de dia, hora e local.

Não importa se você é pai ou mãe de primeira viagem programando a festinha de 1 ano do seu filho, se você é uma mãe de debutante, ou se é o próprio aniversariante, organizar uma festa de aniversário pode ser algo muito prazeroso para alguns ou um grande desafio para outros. Com a nossa experiência fotografando os eventos, observamos coisas que funcionam e outras que nem tanto. Foi assim que criamos este roteiro para tentar ajudar você a não esquecer nenhum detalhe.

Primeira dica de uma boa festa: tenha um planejamento! E ele começa ao pensar “quando devo começar os preparativos para a festa?”.

Para nós, essa é uma pergunta muito relativa e que depende de vários fatores, como o seu poder de compra, o tamanho da festa, o local onde ela acontecerá, a época do ano em que ela ocorrerá, entre outras coisas. 

O fato é que o quanto antes, melhor! Porque você evita imprevistos, define os detalhes com mais calma, tem mais tempo para correr atrás de tudo, consegue dividir melhor as contas, ou seja, só vemos benefícios em um planejamento antecipado.

Então, por onde começar?

1. Estipule o seu orçamento

Hoje, o mercado de festas oferece um leque muito grande de opções de temas, itens decorativos, espaços para locação etc. Podemos dizer que o céu é o limite para uma festa.

Antes de sair escolhendo tudo, é importante fazer contas. Quanto você pode gastar? Essa é a pergunta norteadora na sua festa. 

Estipule um valor máximo. Nele, precisa estar incluída uma porcentagem para emergências não previstas. Isso evita que você tenha surpresas depois e que comprometa todo o seu orçamento de meses em apenas um dia. Com um valor de referência, fica mais fácil cortar gastos aqui ou ali.

2. Monte a lista de convidados

O dilema de sempre é: Quem chamar? Com base no seu orçamento, você já pode ponderar o número de convidados de acordo com os seguintes critérios: 

• Se a festa for pequena, dê prioridade à família e às pessoas de convívio muito próximo. 

• Se puder fazer uma festa maior, considere os amigos e colegas de trabalho também.

Dica: crie uma primeira lista com o nome de todas as pessoas que você gostaria de chamar e, depois, faça outras listas, sempre cortando alguns convidados, de acordo com um dos critérios que mencionamos acima. Assim, você chegará a um número ideal.

3. Defina a data e a hora

Quando se organiza uma festa – quase sempre – a intenção é realizá-la no mesmo dia do aniversário da pessoa, porém, isso pode não ser possível por vários fatores. A seguir, veja algumas dicas para ajudá-lo a pensar no melhor dia e horário para a festa.

O dia

• Finais de semana – sábados e domingos – sempre são os melhores dias para os convidados festejarem, por ser o dia de folga da maioria das pessoas.

• As quintas e sextas-feiras também são dias de festa, sabia? Apenas lembre-se que, no outro dia, algumas pessoas trabalharão, então, nada de estender a festa até tarde.

• Nos outros dias da semana – segunda à quarta-feira, por exemplo, – os aluguéis de buffet sempre são mais baratos, o que se torna uma boa opção para quem está com o orçamento apertado.

Atenção!  Finais de semana que emendam feriados prolongados podem não ser bons, porque muita gente aproveita a folga para viajar.

O horário

• Se for aniversário infantil, em que horário a criança está mais disposta? 

• Ela costuma estar acordada no horário pensado para cantar os parabéns? 

• O cardápio que você pretende servir combina com o horário?

• Os convidados são pessoas de mais idade? Gostam de dormir cedo?

Respondendo a essas perguntas, você consegue estabelecer um horário para a grande maioria poder curtir sua festa. Em relação à duração, o ideal é de 3 a 4 horas de festa – mais que isso pode se tornar cansativo para os convidados.

4. Escolha o local

Onde acontecerá a festa? Sua casa comporta o número de convidados? O condomínio oferece uma área comum que pode ser utilizada? Prefere a praticidade de um buffet? 

Essas são algumas questões que você pode levar em conta, mas sempre lembrando do seu orçamento previamente estipulado. 

Veja a seguir o que é preciso analisar de acordo com o tipo de local pretendido.

Na própria casa

• Ela tem espaço suficiente para todos se sentarem e comerem? Será necessário alugar mesas e cadeiras?

• Caso chova, tem área coberta que comporte todo mundo?

• A infraestrutura da cozinha atende todos os convidados em relação à comida e à bebida? E o(s) banheiro(s)? 

• Haverá garçons ou o pessoal se servirá sozinho?

• Tem lugar para a decoração e a mesa do bolo? E para as crianças brincarem?

• Alguém te ajudará na organização do local? E depois, quando todos forem embora?

Na área comum do condomínio

• O condomínio estipula um número máximo de convidados? É preciso deixar uma lista com os nomes na portaria?
• As crianças podem usar as áreas comuns, como playground, quadra, piscina etc.?
• É permitido decorar o local com bexigas ou qualquer outro tipo de enfeite? Há regras específicas para a decoração, como não colar nada na parede?
• Qual o horário liberado para o uso da área escolhida?
• O salão de festas ou a churrasqueira precisam ser reservados com quanto tempo de antecedência?
• Pode levar aparelho de som para essa área? E qual o volume permitido?

Atenção!  Em caso de festa infantil, se os pais das crianças não forem convidados, lembre-se que você é a pessoa responsável por observá-las enquanto brincam. Analise a possibilidade de contratar um monitor.

No buffet

• A infraestrutura e a capacidade de pessoas que o salão comporta estão de acordo com o que você precisa?

• As mesas são para quantos lugares? É possível fazer a divisão dos convidados nas mesas, de forma a agradar a grande maioria?

• O buffet oferece monitores para cuidar das crianças? Os brinquedos disponíveis são compatíveis com a idade delas?

• Quais as opções de cardápio oferecidas? Há bebida? A bebida alcoólica é à parte?

• O aniversariante, seus pais e irmãos pagam? E as equipes de serviço, como fotógrafos, cinegrafistas, animadores, também pagam?

• O buffet oferece decoração, mesa de docinhos, fotografia, lembrancinha ou alguma outra coisa no pacote?

Dica: Essas e tantas outras perguntas podem servir como base para fundamentar sua decisão. Aqui, o mais importante é pensar na festa como um todo, e o local e sua infraestrutura são primordiais para o bom andamento do evento.

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Indicando fornecedores

Sempre que possível, teremos uma seção de indicação de fornecedores! É uma forma de divulgar o trabalho bacana de algumas empresas desse ramo de festas e eventos.

Neste post, vamos falar exclusivamente de alguns dos buffets da cidade de Limeira.

• Buffet Happy World

O Happy World é o maior buffet da cidade e da região, com infraestrutura completa para realizar a festa de seus sonhos. Possui um salão com 2.000 m² em um único piso, sem escadas, com capacidade para até 250 pessoas sentadas. Tem um verdadeiro Parque de Diversões, com mais de 40 atrações para adultos e crianças. Monitores treinados, cardápios muito bem servidos e diversificados, para todos os bolsos!
Conta também com estacionamento próprio com mais de 50 vagas.

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• Oficina da Festa

Buffet com excelente infraestrutura, 5 opções de cardápio e mais de 20 atrações – entre elas cinema 7D, torre espacial giratória e monorail – além de telão, ar condicionado, wi-fi, cantinho do papai com barzinho e mesa de sinuca, área para fumantes, área de descanso e fraldário.

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• Cia. da Alegria

Buffet com ambiente climatizado, infraestrutura completa e monitores treinados. Mais de 20 atrações, além de contar com o Trenzinho da Alegria, em que o aniversariante e os convidados chegam na festa após uma divertida volta pela cidade.

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• Marrocos Kids

Buffet com acomodação para até 100 adultos, com infraestrutura completa e ambiente climatizado. Conta com cardápio variado e diversas atrações para crianças e adultos curtirem a festa, além de parceria com decoradora.

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• Espaço Monte Carlo

Espaço amplo e aconchegante que conta com acomodação para até 120 pessoas, ar condicionado, som, espaço kids, brinquedoteca, cozinha toda equipada e churrasqueira. Opção de buffet próprio ou contratação de serviço terceirizado.

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Dica: vale a pena entrar em contato para visitar cada um deles e ver os diferenciais de um pra outro! Temos certeza de que você será bem recebido e estará muito bem atendido em todos eles.  

Na visita, analise o que cada um oferece de melhor, se o aluguel está dentro do orçamento estipulado, se o cardápio e as opções de atrações o agradam etc. 

Não queremos estipular nenhum padrão ou regra com essa série de publicações. Nosso objetivo é apenas sugerir algumas coisas que vemos funcionar para nossos clientes, e mostrar alguns questionamentos que você precisa levantar.

Sendo assim, finalizamos a primeira etapa desse planejamento! 

Já temos um orçamento definido, a lista de convidados encaminhada e a data, o horário e o local previamente definidos. 

Aguarde o próximo post! Nele, falaremos sobre a escolha do tema e a decoração!

Tem sugestões e dicas sobre como organizar uma festa de aniversário e gostaria de dividi-las com todos? Deixe aqui nos comentários.